Checklist

Terugkoppeling bij je participatiebijeenkomst

Een goede en snelle terugkoppeling laat zien dat je de betrokkenheid van bewoners serieus neemt. Je kunt bewoners bedanken voor hun betrokkenheid én geeft overzicht en duidelijkheid. Met een terugkoppeling geef je iedereen de kans de inhoud opnieuw te bekijken, zowel voor diegenen die er niet bij konden zijn als voor de betrokken bewoners die jou aan meer informatie hebben geholpen.

Goede terugkoppeling na een bijeenkomst = betrokkenheid vieren!

Context

✅ Wat zijn de doelen en kaders van je project? Wie zijn er betrokken en welke vragen staan nog open?
✅ En daarmee; wat is het doel van je participatiebijeenkomst?
✅ Door even uit te zoomen naar het hele project, houd je het helder voor iedereen. Vat deze context in een paar zinnen samen voor de bijeenkomst én elk verslag.

Verzamelen input

✅ Bedenk vooraf hoe je ná de participatiebijeenkomst gaat terugkoppelen. Zo vergeet je op de bijeenkomst zelf niets belangrijks.
✅ Begin met je meest uitgebreide versie van het verslag.
💡voor verslaglegging kun je soms gebruik maken van AI, zodat jij volledig aanwezig kunt zijn bij de bijeenkomst! Probeer eens microsoft Copilot voor een online bijeenkomst.
✅ Doe direct met de betrokken collega’s een evaluatie. Welke reacties moeten verder worden uitgezocht, welke inbreng kunnen we niet meenemen? Maar ook; wat liep er niet zoals verwacht, wat kunnen we de volgende keer beter doen?
✅ Betrek ambassadeurs en tegenstanders nog een keer. Vraag hen naar feedback over de bijeenkomst. Spannend? Ja! Nuttig? Zeker.

Boodschap

✅ Bedank mensen voor hun bijdrage en betrokkenheid.
✅ Maak het overzichtelijk. Je meest uitgebreide verslag is vaak minder relevant en voeg je alleen als bijlage toe. Creëer daarna een overzichtelijkere boodschap door de grote lijnen zichtbaar te maken.
💡in je korte boodschap komt in elk geval terug: context, verslag (korte en lange versie), vervolgstappen én contactmogelijkheden
✅ Maak duidelijk welke vervolgstappen er zijn. Wat ga je doen met de informatie uit de bijeenkomst? Maar ook welke tijdsplanning heb je en wanneer kunnen betrokkenen meer informatie of een volgende uitnodiging verwachten? Doe geen beloften die je niet gaat waarmaken, maar wees betrouwbaar en voorspelbaar.
✅ Bij wie kunnen mensen zich melden voor meer informatie, om op de hoogte te blijven of om in gesprek te gaan? Zorg dat je hier personen en contactgegevens noemt, niet alleen organisaties.
✅ Nodig mensen uit om hun mening te geven over de terugkoppeling of het proces.

Vorm

✅Afhankelijk van het publiek, het onderwerp en de budgetten bepaal je welke vorm het best aansluit op de informatiebehoefte.
✅ Maak een korte (liefst visuele) versie én een uitgebreider verslag voor iedereen die de details nodig heeft.
💡 wees niet bang om iets vernieuwends te doen; maak een videoverslag, een infographic of nodig een zakelijk tekenaar uit die tijdens de bijeenkomst direct de hoofdlijnen zichtbaar maakt.
✅ Maak het toegankelijk; gebruik heldere taal en zorg voor vertalingen en voorleesfuncties.

Kanalen

✅ Gebruik minstens de kanalen die je ook voor de uitnodigingen gebruikte én de officiële kanalen (eigen website, projectwebsites, sociale media) van je gemeente/provincie/ontwikkelaar.
✅ Verwijs tijdens de bijeenkomst naar de juiste kanalen.
💡 of beter nog; verzamel contactinformatie om iedereen zelf op de hoogte te houden. Dan hebben bewoners gelijk de juiste contactpersoon bij jouw organisatie!
✅ Informeer ook offline. Gebruik ook de omgeving om een publiek te bereiken zonder email of een groep die online het project of de gemeente nog niet gevonden heeft. Denk aan wijkborden, buurtcentra of belangrijke lokale ontmoetingsplaatsen. En vergeet ook de directe omgeving van je projectlocatie niet, een mooie plek voor informatievoorziening.

Oranje Uil is hét adviesbureau op het gebied van gebiedsontwikkeling

Wij werken mee, leiden projecten en adviseren zodra we verbeterpunten zien in het proces. Wij gaan verder dan enkel het stukje advies.

💡 Ken je onze inhouse training over participatie al? In een dagdeel ontdek je (samen met je collega’s!) hoe participatie niet alleen beter, maar ook leuker kan. Hoe je met jouw gemeente of organisatie zorgt voor een goed gesprek.

💡 We kijken met een frisse, creatieve blik naar jullie eigen voorbeelden en casussen. Samen buiten de gebaande paden denken. Zo kun je met je collega’s alle kennis en voorbeelden nog dezelfde dag toepassen.